I branschen sedan 1972, och fortfarande där.

Hantering av PDF-dokument implementerad i adMix

Under vintern 05-06 har en PDF-generator lagts in i adMix så att man nu kan skriva ut alla typer av adMix-dokument och listor i PDF-formatet.

Detta är användbart på flera sätt:

Man kan skriva ut sina egna fakturor, beställningar, orderbekräftelser, kravbrev, etc på vanligt vitt papper utan att bekymra sig om olika blankettset etc.
Man kan skicka valfria dokument över mail som bilagor i PDF-format, och på så sätt spara både tid och pengar.
Man kan låta datorn sköta arkiveringsjobbet genom att spara orderkopior, fakturakopior, mm i PDF-format på disken.

PDF är en världsspridd standard för elektroniska dokument, och en av de stora fördelarna med formatet är att ett dokument ser likadant ut på skärmen som det gör när det skrivs ut, samt att det blir utskrivet på samma sätt oavsett skrivare eller dator. Detta innebär bland annat att det är ett idealisk format för arkivering, efterssom senare utskrifter alltid blir likadana som orginalet.

PDF:
"Short for Portable Document Format, a file format developed by Adobe Systems. PDF captures formatting information from a variety of desktop publishing applications, making it possible to send formatted documents and have them appear on the recipient's monitor or printer as they were intended. To view a file in PDF format, you need Adobe Reader, a free application distributed by Adobe Systems."

Företagets egna dokument i PDF-format

Genom denna möjlighet kan man i alla lägen utgå från vanligt vitt papper vare sig man skall skriva en fraktsedel, en faktura, lönebesked, etiketter eller en offert. Blanketterna kan göras i både svart-vitt och färg.

Vi utgår från Ditt företags ordinarie blanketter när vi anpassar rutinerna till pdf-hantering, så att de kommer att se likadana ut som orginalen.

Med denna funktion slipper Du kostnaderna för speciella blanketter, och behöver inte tänka på att beställa nya blanketter från tryckeriet då och då. Dessutom kan förändringar i blankettlayouten göras enkelt över Edatas supportlinje.

Denna funktion kan även användas till att utforma ordinarie adMix-rapporter med valfri layout, inkluderande t.ex Ditt företags logotype, etc. Ett exempel på detta kan vara prislistor med produktbilder etc.

Som synes kan man arbeta helt fritt med bilder, fonter, och färger i layouten.

Streckkoder

Streckkoder är ett annat område:

Ordinarie dokument (plocksedlar, följesedlar etc) kan kodas med streckkoder för senare scanning.
Man kan producera streckkodsetiketter för artiklar.
Fraktsedlar och godsetiketter kan förses med scanningsbara streckkoder.

Skicka dokument som PDF-bilagor till kunder och leverantörer

Detta är ytterligare en tids- och pengabesparande funktion. Genom att skicka offerter, ordererkännanden, beställningar etc, som mail slipper man en hel del manuell hantering, och drar ner på kostnader för porto, dokument och hantering.

I adMix registervård kunder finns på sidan 3 en uppsättning distributionskoder för de olika dokument som kan produceras i adMix. Alternativen är "P" för papper, vilket är grundvärdet, "F" för fax, och "M" för mail. Alla kunder som har sin kod satt till "M" för ett givet dokument erhåller detta som en bilaga till ett email. Emailadressen för kunden anges på sidan 1 i registervården.

adMix arkivmodul adDok, Dokumentarkivering med PDF-dokument

Tillsammans med har Edata utvecklat en arkiveringsmodul för adMix, vars syfte är att ersätta gammaldags pappersarkivering. Med adMix arkiveringsmodul adDok lagras automatiskt alla från adMix skapade dokument i PDF-format i specificerade kataloger. Dessa dokument kan sedan eftersökas och skrivas ut på olika sätt av alla med behörighet och tillgång till nätverket. En stor fördel med detta är att man slipper allt arbete med hantering av kopior, arkiveringsarbete, samt skrymmande hyllor med pärmar i långa rader. Att hitta ett givet dokument i datorn går dessutom normalt mycket fortare än om man skall springa till arkivet och där leta rätt på rätt pärm etc.

För inkommande dokument, som t.ex leverantörsfakturor och kundordrar finns en scannings- och namngivningsfunktion från att tillgå. Se denna länk för mer information.

Genom att använda scanning till PDF-dokument för inkommande dokument, samt att låta adMix skapa pdf-kopior från det utgående materialet, får man en komplett elektronisk arkivering av de olika dokumenten.

Teknisk info här.

Kontakta oss!

För mer information om dessa saker och annat, kontakta Lars Andersson.