Dokumentation adMix Moduler

Innehåll

adMix moduler
Offerter
Order
Fakturering
Lager
Inköp
Förkalkyl
Planering
Behov
Statistik
Marknadsanalys
Tids- och Uppdragsredovisning
Lön
Kundreskontra
Leverantörsreskontra
Redovisning
Likviditetsanalys
Inventarieredovisning
Bas
Registervård
Rapportgenerator
Primärskrivning
Fönstersökning
Tidur
EDI
Internet
PDF-modul

adMix moduler

adMix är ett omfattande system och innehåller c:a 25 olika moduler, eller grupper av program som arbetar inom ett funktionsområde. Antalet program är c:a 3000. Alla adMix-moduler är integrerade på något sätt, om inte annat så arbetar de ofta med gemensamma register, t. ex kundregistret. I vissa fall är kopplingen uppenbar, som mellan order och fakturering. Bilden ovan visar sambanden mellan några av adMix moduler.

Principen i adMix är att modulerna så långt som möjligt skall vara hopkopplade (integrerade), så att information kan flyta genom systemet, och inte behöver registras två eller flera gånger. Ett exempel på detta kan vara hur ett prospect i marknadsanalysen ges kundstatus genom ett enkelt j, eller att en offert enkelt kan slussas till order för att där automatiskt generera ett inköp vilket vid senare inleverans ger en signal till fakturering. Inköpsordern kan sedan ligga till grund för en priskontroll när leverantörsfakturan anländer osv.

adMix kan köras med utländska valutor och språk i order, fakturering inköp och reskontror.

adMix är genom sin Client-Server modul mep TCP/IP protokoll helt kompatibelt med Internet, vilket innebär att man kan köra adMix över nätet med allt vad det innebär av flexibilitet och tillgänglighet.

Offerter

Offertmodulen skapar underlag för senare order, genom att en offert som accepterats kan bokas till order. Kopplingen till marknadsanalysen består utöver kundregistret mest av att flera av verktygen i dessa moduler passar för säljaren och marknadsavdelningen i deras arbete. Moduler producerar ett dokument som kan skickas till kunden, och håller reda på offererade artiklar, priser förfallotider mm.

Om man normalt skriver offerter med omfattande textmassor och bilder etc kan man ändå ha fördel av att registrera offerten i adMix då man skapar ett strukturerat underlag till en kommande order. Denna modul är ett tillval.

Order

Order kan ta emot offerter som bokats till orders från offertmodulen. Ordermodulen samarbetar även med planeringsmodulen så till vida att artikelregistret är gemensamt, samt genom att planerad produktion/inköp visas i artikelfrågan. Ordermodulen meddelar även planeringen efterfrågan på de olika artiklarna.

Det finns också möjlighet att låta order på vissa artiklar direkt bli inköpsorder till leverantör.

Ordermodulen kan producera ett flertal olika dokument, som Orderbekräftelse, Plocksedel, Fraktsedel, Adresslapper mm.

Genom Orderingångsstatistik kan man se orderingången för viss tid, eller per säljare etc.

En order expedieras sedan och blir en faktura.

fakturering

Faktureringen skapar fakturor från expedierade ordrar, eller genom att man registrerar en faktura direkt. Faktureringen skapar poster i statistiken samt i kundreskontran och redovisningen uppdateras.

Lager

Lagermodulen arbetar med FIFO, och lagerplatshantering finns som ett tillval. Inventering kan ske via scanning med handterminaler, och inventeringen uppdaterar redovisningen.

Inköp

Inköp kan ta emot inköpssignaler från order och lagermodulerna, men man kan även registrera beställningar manuellt. Modulen producerar en Beställning som kan skickas till leverantör. Lagda beställningar kan utgöra grund för senare kontering och priskontroll i leverantörsreskontran

Förkalkyl

Förkalkyleringen har två grenar, dels en ren inköpskalkyl, dels en kalkyl för tillverkade produkter med strukturer.Denna modul är ett tillval.

Planering

Planeringsmoden underlättar planeringsarbetet med avseende på produktion och inköp genom en serie rapporter och frågebilder.Denna modul är ett tillval.

Behov

Behovsmodulen ger inköpssignaler från en lagd planering och befintlig orderstock på artiklarnas komponentnivåer. Denna modul är ett tillval.

Statistik

Statistikmodulen innehåller ett stort antal rapporter som visar utfallet ur olika aspekter, per artikel, per kund, per säljare, per kundtyp, per artikeltyp etc. Vill man enkelt göra egna rapporter kan man skapa dessa med adMix rapportgeneratorer.

Statistiken avser främst fakturerad försäljning eller orderingång, i olika relationer eller tidsperioder, med eller utan jämförelse mot budget eller motsvarande period förra året eller liknande. Grunden för detta är kundregistret, artikelregistret, tillvalet säljarregistret, samt utleveranshistorikregistret.

Marknadsanalys

Marknadsanalysen är en modul för insamling av information avseende prospects, kunder, kontaktpersoner, konkurrenter, osv. Information som sedan kan sammanställas i olika former: Som underlag för säljbesök, eller offert, som adressregister för utskick av direktreklam, som kom-ihåg stöd vid säljsamtal etc.

Modulen arbetar med ett adressregister för prospects på personnivå, samt ett notisregister där man fritt eller strukturerat kan registrera information med ett flertal sök- och sorteringsbegrepp. Denna modul är ett tillval.

Tids- och Uppdragsredovisning

Tids- och uppdragsredovisningen (TUR) är en kraftfull modul avsedd för företag som arbetar uppdragsbaserat och säljer tid.

TUR hanterar många former av uppdragsverksamhet: löpande räkning, fast pris, servicekontrakt, uthyrning av maskiner etc, reservdelsförsäljning, serviceorder, mm.

Varje kund kan ha ett obegränsat antal uppdrag, och varje uppdrag kan delas in i en serie underlittera/projekt/arbetsarter.

Modulen är koplad till lön, lager, leverantörsreskontra tidur kundreskontra och redovisning.

TUR innehåller en egen faktureringsrutin för snabb och smidig produktion av fakturor, och rutiner finns för central registrering av tidkort, eller för kalenderliknande rutin där de anställda själva registrerar sina tidkort.

Ett stort antal rapporter och frågeprogram ger tillgång till den fylliga databasen. Denna modul är ett tillval.

Lön

Lön innehåller alla funktioner för de vanligaste avtalsområdena. Modulen är enkel att köra, och utbetalningar kan ske direkt till girot över modem (som tillval).

Genom förinställda värden blir systemet nästan automatiskt, och mycket lättkört och överskådligt.

Modulen samarbetar med tidur, TUR och redovisning. Denna modul är ett tillval.

Kundreskontra

Kundreskontran uppdateras främst från faktureringen, men man kan även registrera manuell fakturor. Modulen innehåller kravrutiner och räntefakturor. En stor mängd rapporter och frågeprogram ger information om kundernas ställning, fakturor och betalningar.

Leverantörsreskontra

Denna modul innehåller bl.a. rutiner för attest av fakturor, preliminär kontering, verifikat per faktura eller bunt, full hantering av utländska valutor, koppling till giron via modem, kontrollfunktion mot inköp vid fakturaregistrering mm.

Kopplingar finns till redovisning, inventarieredovisning, TUR och likviditetsanalys.

Redovisning

Redovisning med 4 nivåer, multipla budgetar och bokslutssimulering. Modulen tar emot information från lager, fakturering, reskontror, TUR, inventarieredovisning, och lön.

Likviditetsanalys

Modulen visar det likvida läget nu, och 10 veckor framåt med hänsyn till kundreskontrans och leverantörsreskontrans fakturor, samt med hänsyn till order- och inköpsmodulernas order- och beställningsstockar.

Man kan sedan undersöka bilden av den likvida situationen genom att granska de olika delsummorna i ett särskilt frågeprogram. Denna modul är ett tillval.

Inventarieredovisning

Modulen arbetar med ett inventarieregister samt en serie hjälpregister i form av försäkringsindex mm. Olika avskrivningsmetoder kan användas. Modulen är kopplad till redovisningen. Denna modul är ett tillval.

Bas

Bas-modulen ingå i alla adMix installationer, och innehåller menyfunktioner, säkerhetsrutiner, runtimemodul, ett antal hjälprutiner, kommunikationsprotokoll, skrivarhantering, mm.

adMix meny är flexibel och omfattande. adMix levereras med en färdig meny, men man kan låta modifiera densamma. Man kan arbeta med upp till 5 undernivåer, och varje nivå kan bestå av 27 program eller undermenyer. Varje avdelning eller medarbetare kan ges en egen meny med unikt innehåll, eller man kan låta menyprogrammet starta ett givet program vid inloggning. Vid programslut kan detta kopplas till automatisk utloggning.

Behörighetskoder kan ges unikt till alla menyer, undermenyer och program. Tidslås kan sättas efter viss tid av ingen aktivitet. Alla inslag och körningar kan loggas.

Genom TCP/IP protokollet i Client-Serverdelen kan man köra adMix över Internet via klientprogrammet adWin.

Flexibel skrivarhantering ger möjlighet till utskrift på terminalskärm, terminalskrivare, nätverksskrivare, disk, HTML-format o.s.v.

Automatisk säkerhetskopiering varje natt jämte nattkörningsköer av rapporter.

Registervård

Registervården är en omfattande modul där systemets grundläggande register hanteras med avseende på nyuppläggning, ändring, utskrift, och makulering. Exempel på dessa register är kunder, artiklar, valutor, rabatter, säljare, anställda, betalningsvillkor, kontoplan mm.

Varje huvudsakligt register enligt ovan har ett registervårdsprogram. För kunder, leverantörer, anställda och artiklar samt några till, finns det två: ett för grundläggande uppgifter, och ett för grunduppgifter plus saldon. De senare används främst vid uppstart av systemet från befintliga värden, samt vid eventuella korrigeringar.

Varje register har en eller flera registerlistor, genom vilka man kan skriva ut registret.

Rapportgenerator

Varje centralt register i adMix har en egen rapportgenerator. Det finns idag ett 30-tal.
Med hjälp av rapportgeneratorn kan vem som helst skapa en enkel rapport på mindre än 10 minuter.
För med komplicerade rapporter kan det ta lite längre tid.

Principen är att man först väljer ut vilka fält man vill ha med på rapporten, och man väljer dessa i den ordning de skall komma på rapporten. Denna ordning blir också sorteringsordning.

Sedan talar man om vilka fält som skall summeras, samt vilka brytnivåerna är (t.ex att varje gång det kommer ett nytt artikelnummer i listan skall artikeltotalen skrivas ut = brytnivå).

Efter detta anges för vilka fält som omfång skall anges (t.ex.:

Från och med artikel:___ till och med artikel:___).

Ingen angivet omfång ger alla poster.

Man kan sedan ange om rapporten skall ha rubriker, och sidnnummer - bra om den skall ut på papper - inte bra om den skall till ett annat program.

Skall rapporten t.ex till Excel anger man det med ett j.

I sista bilden ger man rapporten ett namn och lite andra detaljer. Sedan är det klart att köra.

Primärskrivning

Denna modul kan importera information till adMix och där skapa register eller komplettera dessa. Ett användningsområde kan vara om man får prislistor eller kalkyler från sin leverantörs datasystem. När man går från ett annat datasystem till adMix är det också mycket användbart att kunna göra en maskinell överföring av data.

Inläsning av externa adressregister är ett annat exempel.

Primärskrivningsprogrammen arbetar med särskilda fastställda registerlayouter, samt med ett antal regler för hur fältinnehåll skall hanteras. Denna modul är ett tillval.

Fönstersökning

Fönstersökning är en sökmodul där man kan "borra" sig ner i databasens information. Om man exempelvis har ett kundsaldo som är osedvanligt stort, klickar man på detta, och programmet visar då saldots beståndsdelar, de utestående fakturorna i detta fallet. Man kan sedan scrolla bland dessa, och välja att titta närmare på en speciell faktura. Där kanske man hittar något annat inressant värde, och man kan då klicka vidare på detta.

Man kan gå upp och ner i informationen, men även sidledes.

Tidur

En kom-och-gå funktion där man kan specificera olika typer av närvaro och frånvaro. Moddulen är integrerad med TUR. Denna modul är ett tillval.

EDI

EDI-modulen innehåller fn. meddelanden för order-in, faktura-ut, samt beställning till leverantör. Nya meddelanden utvecklas vid behov. adMix innehåller en egen sk. EDI-konverterare för att man skall slippa flera parter (med annan främmande programvara). Denna modul är ett tillval.

Internet

Genom adMix Client-server del kan man med klienten adWin köra adMix över Internet. Man kan t.ex sitta var som helstpå nätet och registrera order mot en server med adMix.

adMix kan också producera alla rapporter och dokument i systemet i HTML-format, vilket innebär att dessa direkt kan publiceras på internet utan någon extra insats. Prislistor, lagerlistor, mm.

PDF-Modul

adMix utdata kan produceras som PDF-dokument. Detta ger bland annat följande fördelar:

• Man kan skriva ut sina egna fakturor, beställningar, orderbekräftelser, kravbrev, etc på vanligt vitt papper utan att bekymra sig om olika blankettset etc.
• Man kan skicka valfria dokument över mail som bilagor i PDF-format, och på så sätt spara både tid och pengar.
• Man kan låta datorn sköta arkiveringsjobbet genom att spara orderkopior, fakturakopior, mm i PDF-format på disken.